Mitarbeiter krank – e-mail tabu?

Wie geht man als Arbeitgeber damit um, wenn ein Mitarbeiter  abwesend ist, man das Gefühl aber nicht los wird, dass in dessen E-Mail-Postfach wichtige Nachrichten eintrudeln? Der Mitarbeiter ist nicht erreichbar (oder nicht kooperativ). Darf man nachschauen?

Fragen

Beispiel 1: Der kranke F&B Manager
Ein Food & Beverage Manager in einem Hotel erkrankt unerwartet für drei Wochen. Da er mitten in den Verhandlungen mit wichtigen Lieferanten steckt und Angebote vorliegen, die dringend bearbeitet werden müssen, richtet die HR-Abteilung eine E-Mail-Umleitung an seine Stellvertretung ein. Der Mitarbeiter beschwert sich aus dem Krankenstand, dass dies ein Eingriff in seine Privatsphäre sei.

Beispiel 2: Die Suche nach der fehlenden Rechnung
Ein Mitarbeiter ist im Urlaub. Ein Lieferant ruft wütend an und droht mit einem Lieferstopp, weil eine wichtige Rechnung angeblich nicht bezahlt wurde. Der Chef vermutet, dass die Rechnung im Postfach des Urlaubers liegt, und schaut selbst nach.

Beispiel 3: Das „Geister-Postfach“ nach der Kündigung
Eine Vertriebsmitarbeiterin verlässt das Unternehmen im Streit. Der Arbeitgeber möchte ihr E-Mail-Konto am liebsten sofort am Tag ihres Ausscheidens komplett löschen. Die IT-Abteilung rät davon ab, weil sonst laufende Kundenanfragen im Nichts verlaufen würden.

Grundsätzliche Zulässigkeit der Einsichtnahme:

Die Einsichtnahme in einen dienstlichen E-Mail-Account ist unter bestimmten Voraussetzungen zulässig. Nach der Rechtsprechung stellen E-Mails grundsätzlich personenbezogene Daten dar. Eine Einsichtnahme durch den Arbeitgeber kann nach Art 6 Abs 1 lit f DSGVO rechtmäßig sein, wenn sie zur Wahrnehmung eines berechtigten Interesses des Unternehmens erforderlich ist und die Interessen der betroffenen Person nicht überwiegen (OGH 28.6.2023, 6 Ob A 1/22y, EvBl 2024/6).

Ein überwiegendes Interesse des Arbeitgebers liegt insbesondere dann vor, wenn die Einsichtnahme zur Aufrechterhaltung des Unternehmensbetriebs notwendig ist, weil darin Kunden- und Vertragspartnerkommunikation enthalten ist. Dies trifft zu, wenn es um arbeitsrelevante Informationen wie z.B. Rechnungen geht.

Umleitung von E-Mails während des Krankenstands:

Die Einrichtung einer E-Mail-Umleitung während des Krankenstands ist grundsätzlich zulässig. Die Rechtsprechung hat bestätigt, dass eine solche Maßnahme nicht als Verdrängung oder Herabsetzung des Mitarbeiters zu werten ist, wenn sie der Vorbereitung für einen Nachfolger und der Datensicherung dient.

Wichtig ist dabei, dass dem Interesse des Mitarbeiters am Zugang zu privaten E-Mails durch entsprechende Weiterleitung Rechnung getragen wird. Die Umleitung sollte sich primär auf dienstliche E-Mails konzentrieren. (OLG Linz 13.10.2025, 11 Ra 32/25t)

Eine vollständige Verwaltung des Accounts durch den Arbeitgeber ist rechtlich vertretbar, wenn sie auf dienstliche Notwendigkeiten beschränkt bleibt. (DSB 7.3.2019, DSB-D123.154/0004-DSB/2019;

Fortbetrieb des E-Mail-Postfachs nach Dienstende:

Nach aktueller Rechtsprechung können E-Mail-Postfächer ausgeschiedener Mitarbeiter für drei weitere Monate aktiv bleiben und erst nach Ablauf des vierten Monats endgültig gelöscht werden. Dies gilt insbesondere bei Mitarbeitern, die aufgrund ihrer Aufgabe in einem außenwirksamen Kundenkontakt standen – was auf einen F&B Manager zutrifft. Die Einrichtung einer automatischen Abwesenheitsnotiz ist nicht zwingend erforderlich. (BVwG 20.12.2023, W211 2261679-1)

Wichtige Einschränkungen:

Die Einsichtnahme sollte unterbleiben, sofern der private Charakter von E-Mails für den Arbeitgeber ersichtlich ist (OGH 28.6.2023, 6 Ob A 1/22y, EvBl 2024/6). Bei erkennbar privaten E-Mails (z.B. an Familienmitglieder) ist besondere Zurückhaltung geboten (EGMR 5.9.2017, 61496/08).

Es empfiehlt sich, den betroffenen Mitarbeiter über die Umleitung zu informieren, auch wenn dies rechtlich nicht zwingend erforderlich ist, wenn die private Nutzung nicht ausdrücklich erlaubt wurde. (EGMR 5.9.2017, 61496/08)

Was heißt das jetzt?

Beispiel 1: Der kranke F&B Manager

Die Hotelleitung ist im Recht. Die Umleitung dient der Aufrechterhaltung des Unternehmensbetriebs (Kunden- und Vertragspartnerkommunikation). Da der Manager im Kundenkontakt steht, ist die Maßnahme zulässig. Einschränkung: Sollte der Manager das Postfach auch privat nutzen dürfen, muss sichergestellt sein, dass er weiterhin Zugriff auf rein private Nachrichten erhält; diese darf die Stellvertretung nicht lesen.

Beispiel 2: Die Suche nach der fehlenden Rechnung
Das ist zulässig (nach Art 6 Abs 1 lit f DSGVO). Das berechtigte Interesse des Arbeitgebers überwiegt hier eindeutig, da es um eine arbeitsrelevante Information (eine Rechnung) geht, die für den laufenden Betrieb notwendig ist. Stößt der Chef beim Suchen allerdings auf eine Mail mit dem Betreff „Urlaubsgrüße an meine Mama“, muss er die Finger davon lassen.

Beispiel 3: Das „Geister-Postfach“ nach der Kündigung
Die IT hat recht. Da die Mitarbeiterin im außenwirksamen Kundenkontakt stand, darf (und sollte) das Postfach für drei weitere Monate aktiv bleiben und erst nach Ablauf des vierten Monats endgültig gelöscht werden. Eine automatische Abwesenheitsnotiz ist dafür rechtlich nicht einmal zwingend erforderlich.