Löschen von Bewerberdaten

Wer im Unternehmen darf Bewerberdaten erhalten und wann sind diese dann zu löschen?

Sachverhalt

Im Zuge einer Bewerbung übermittelte Frau Doris einen Strafregisterauszug sowie ein Schreiben mit einem Eintrag, wonach sie wegen schweren Betruges als Beitragstäterin unter Bestimmung einer Probezeit von drei Jahren zu einer bedingt nachgesehenen Freiheitsstrafe in der Dauer von 9 Monaten verurteilt wurde. Zum Zeitpunkt der Bewerbung war die Probezeit noch nicht abgelaufen. Von einer HR-Spezialistin wurde dieser Umstand vier an der Entscheidung über die Aufnahme/Nichtaufnahme beteiligte Personen mittels e-mail mitgeteilt. ==> Frau Doris wurde nicht eingestellt.

Unverzüglich nach Erhalt der Absage, begehrte Frau Doris die Löschung der sie betreffenden Daten, was ihr rund drei Wochen später bestätigt wurde. Die e-mail, mittels der die vier Personen informiert wurden, wurde dabei nicht gelöscht.

Beschwerde

Gegenstand der Beschwerde ist die Frage, ob die Beschwerdegegnerin Frau Doris in ihrem Recht auf Geheimhaltung und Löschung verletzt hat, indem sie Informationen aus einem Strafregisterauszug an unberechtigte Personen weitergegeben und nach Eingang des Löschungsantrags nicht alle personenbezogenen Daten gelöscht habe.

Zum Recht auf Löschung

Die Behörde führte aus, dass der allgemeine Hinweis auf potenziell zukünftige, noch nicht anhängige bzw. nicht sicher bevorstehende (Gerichts-)Verfahren nicht ausreicht, um dem Löschbegehren nicht entsprechen zu müssen. Vielmehr muss der Verantwortliche bei Berufung auf Art 17 Abs 3 lit e DSGVO darlegen, welche konkreten zukünftigen Verfahren auf welcher Grundlage anhängig gemacht werden könnten und inwiefern durch derartige Verfahren zum Zeitpunkt der Entscheidung der Datenschutzbehörde eine Notwendigkeit zur weiteren Speicherung der personenbezogenen Daten begründet wird.

Da zwischen der Bewerbungsabsage und der Datenschutzbeschwerde rund 10 Monate vergangen waren konnte sich das Unternehmen nicht auf die im Bescheid der Datenschutzbehörde vom 27.8.2018 (DSB-D123.085/0003-DSB/2018) argumentierter Frist berufen. Die Behörde erkannte damals, dass Bewerberdaten naturgemäß als Grundlage für die Entscheidung dienen können, ob ein Arbeitsverhältnis mit einem gewissen Bewerber begründet wird und ist daher der Verweis auf eine mögliche Geltendmachung eines Ersatzanspruches nach § 26 Abs 1 GlBG samt entsprechender Frist plus Klageweg – 7 Monate ab Absage – ausreichend konkret.

Eine Berufung auf eine anderweitige Rechtsvorschrift wie zB Schadenersatzfristen ist dem Bescheid nicht zu entnehmen und wurde daher wohl offenkundig nichts dergleichen vorgebracht.

Zum Recht auf Geheimhaltung

Unter Bezugnahme auf § 4 Abs 3 Z 2 DSG führt die Datenschutzbehörde eine Interessensabwägung durch und erkennt, dass eine Verarbeitung des von Frau Doris selbst übermittelten Strafregisterauszuges zur Prüfung, ob der Eintrag ein Einstellungshindernis darstellen würde, erforderlich ist und dies auch innerbetrieblich von verantwortlichen Personen entschieden werden muss. Nach Ansicht der Datenschutzbehörde muss die finale Interessensabwägung somit zugunsten der Beschwerdegegnerin ausfallen.

Datenschutzbehörde 1.11.2025, 2025-0.758.101