HR-Bewertungstools nur mit Betriebsvereinbarung?

Ist eine Datenverarbeitung zulässig, wenn – arbeitsrechtlich – eine Betriebsvereinbarung zwingend notwendig ist, aber keine abgeschlossen wurde?

Die Entscheidung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen eines Personal-Feedbacks zur Unternehmensführung ist bei Arbeitnehmer:innen, die keine leitenden Angestellten im Sinn des ArbVG sind, und somit arbeitsrechtlich ohne gültige Betriebsvereinbarung unzulässig. Ein Interesse iSd Art 6 Abs 1 it f DSGVO ist nicht „legitim“, wenn es an der Betriebsvereinbarung als notwendige (arbeitsverfassungsrechtliche) Grundlage für die Verarbeitung der Personaldaten fehlt. Jede weitere Prüfung im drei-stufigen-Prüfungsprozess iSd Art 6 Abs 1 lit f DSGVO erübrigt sich.

Wo das nationale Recht eine Betriebsvereinbarung zwingend verlangt, kann dieses Erfordernis nicht durch eine allgemeine datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage ersetzt werden, sondern ist der Abschluss der (zwingenden) Betriebsvereinbarung im konkreten Regelungsbereich geradezu Voraussetzung für das „legitime Interesse“ iSd Art 6 Abs 1 lit f DSGVO.

Datenschutzbehörde 20.3.2026,2 026-0.206.452

Anmerkung: Wann benötigt man eine Betriebsvereinbarung zur Verarbeitung von Mitarbeiterdaten?

Eine Betriebsvereinbarung zur Verarbeitung von Mitarbeiterdaten ist in folgenden Fällen gemäß §§ 96, 96a ArbVG erforderlich:

1.   Personalfragebögen (§ 96 Abs 1 Z 2 ArbVG):

Die Einführung von Personalfragebögen bedarf einer verpflichtenden Betriebsvereinbarung, sofern diese nicht bloß die allgemeinen Angaben zur Person und Angaben über die fachliche Voraussetzung für die beabsichtigte Verwendung des Arbeitnehmers enthalten. Typische Beispiele sind heute elektronische Umfragen zu Mitarbeiterzufriedenheit, „360-Grad“-Umfragen oder ähnliche elektronisch durchgeführte Umfragen.

2.   Kontrollmaßnahmen und technische Systeme (§ 96 Abs 1 Z 3 ArbVG):

Die Einführung von Kontrollmaßnahmen und technischen Systemen zur Kontrolle der Arbeitnehmer bedarf einer verpflichtenden Betriebsvereinbarung, sofern diese Maßnahmen die Menschenwürde berühren. Darunter können fallen:

•  Videoüberwachungssysteme
•  Zeiterfassungssysteme
•  Zutrittskontrollsysteme
•  Leistungserfassungssysteme
•  Sonstige IT-Applikationen, die Kontrollmaßnahmen ermöglichen

Die Beurteilung erfolgt nach der objektiven Eignung des Systems zur Kontrolle, nicht nach der tatsächlichen Intention des Arbeitgebers.

3.   Automationsunterstützte Datenverarbeitung (§ 96a Abs 1 Z 1 ArbVG):

Die Einführung von Systemen zur automationsunterstützten Ermittlung, Verarbeitung und Übermittlung von personenbezogenen Daten des Arbeitnehmers bedarf einer Betriebsvereinbarung, wenn die Daten über allgemeine Angaben zur Person und fachliche Voraussetzungen hinausgehen.

Wichtige Ausnahme:

Eine Zustimmung ist nicht erforderlich, soweit die tatsächliche oder vorgesehene Verwendung dieser Daten nicht über die Erfüllung von Verpflichtungen hinausgeht, die sich aus Gesetz, Normen der Rechtsgestaltung oder Arbeitsverträgen ergeben.

Beispiele für zustimmungspflichtige Systeme:

•  Elektronische Mitarbeitergespräche
•  Skills-Datenbanken
•  Leistungsnachfolgeplanungssysteme
•  Systeme, die Mitarbeiterdaten mit Künstlicher Intelligenz bearbeiten

Beispiele für NICHT zustimmungspflichtige Systeme:

•  Einfache Personalverwaltungssoftware mit nur Stammdaten
•  Einfache Personalverrechnungssoftware zur Abrechnung des Arbeitsvertrags
•  Überstundenaufzeichnungen
•  Zeiterfassung
•  Urlaubs- und Krankenstandsevidenzen

4.   Beurteilungssysteme (§ 96a Abs 1 Z 2 ArbVG):

Die Einführung von Systemen zur Beurteilung von Arbeitnehmern bedarf einer Betriebsvereinbarung, sofern mit diesen Daten erhoben werden, die nicht durch die betriebliche Verwendung gerechtfertigt sind.

Beispiel: Personalbeurteilungssysteme, in denen nur Softskills wie Neigungen, Interessen, Belastbarkeit, Motivationstoleranz, nicht aber die Fachkompetenz abgefragt werden.

5.   Akkord- und Leistungslöhne (§ 96 Abs 1 Z 4 ArbVG):

Die Einführung und Regelung von Akkord-, Stück- und Gedingelöhnen sowie akkordähnlichen Prämien und Entgelten, die auf statistischen Verfahren, Datenerfassungsverfahren, Kleinstzeitverfahren oder ähnlichen Entgeltfindungsmethoden beruhen.

Unterschied zwischen § 96 und § 96a ArbVG:

Ein wesentlicher Unterschied besteht in der Erzwingbarkeit:

• § 96 ArbVG: Die Zustimmung des Betriebsrats ist verpflichtend und kann nicht durch die Schlichtungsstelle ersetzt werden
• § 96a ArbVG: Die Zustimmung des Betriebsrats kann durch Entscheidung der Schlichtungsstelle ersetzt werden

Informationspflichten des Arbeitgebers:

Unabhängig von der Betriebsvereinbarungspflicht hat der Betriebsinhaber gemäß § 91 Abs 2 ArbVG dem Betriebsrat Mitteilung zu machen, welche Arten von personenbezogenen Arbeitnehmerdaten er automationsunterstützt aufzeichnet und welche Verarbeitungen und Übermittlungen er vorsieht.

Dem Betriebsrat ist auf Verlangen die Überprüfung der Grundlagen für die Verarbeitung und Übermittlung zu ermöglichen.

Betriebe ohne Betriebsrat:

In Betrieben ohne Betriebsrat ist bei Maßnahmen nach § 96 Abs 1 Z 3 ArbVG (Kontrollmaßnahmen, die die Menschenwürde berühren) die Zustimmung jedes einzelnen Arbeitnehmers gemäß § 10 AVRAG erforderlich.